Système d'Information en Maisons et Pôles de santé

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La modernisation des systèmes d'information des acteurs de soins primaires est un sujet essentiel. Ce sujet est considéré comme prioritaire par la FFMPS.

Face à la réorganisation du système d'information d'une équipe de soins primaires, nous considérons qu'il existe 3 phases.


PHASE 1 : LE CHANGEMENT CULTUREL
Pour assurer la continuité des soins, les professionnels de santé des soins primaires ont besoin d'utiliser le même dossier électronique du patient. Le changement culturel sur ce point est important, car nos formations respectives de professionnel ne nous préparent pas à l'utilisation de l'informatique. La plupart d'entre nous utilisent des logiciels métiers pour des prises de note en consultation ou pour la facturation de soins. Le passage du logiciel métier à un dossier électronique du patient partagé est un enjeu de la modernisation qualitative de notre système de santé. L'enrichissement du dossier patient à partir d'indicateurs est la condition de la production de données. Ces données servant à la fois à l'audit de l'équipe ou aux choix du projet de santé de l'équipe.

La FFMPS suggère dans cette première étape de visiter des MSP équipées, de provoquer des réunions de l'équipe autour de cette question, en utilisant la matrice de maturité dans sa dimension "Système d'information". Pour cette phase, vous pouvez demander un appui à votre fédération régionale qui saura vous fournir du soutien.

PHASE 2: LE CHOIX DU SYSTEME D'INFORMATION, LE BON LOGICIEL
Pour cette phase, il faudra d'abord écrire le cahier des charges tenant compte des motivations de chaque membre de l'équipe, des caractéristiques éventuelles du projet de santé de l'équipe. Une fois le cahier des charges établi, la rencontre d'éditeurs permettra de faire le choix selon leurs réponses à chaque item.

La FFMPS suggère dans cette seconde étape de se faire aider d'un consultant informatique. Il saura animer les réunions de l'équipe autour des attentes, écrire les spécifications, aider à l'analyse des propositions des éditeurs et au choix. Il aidera aussi à l'accompagnement lors de l'installation en proposant un plan d'installation progressive tenant compte des moyens de l'équipe.

PHASE 3: UTILISER LE SI ET SE RENDRE CAPABLE DE PRODUIRE DES DONNEES
Mettre l'outil au  service de l'équipe pour améliorer les services rendus aux patients demande du temps et de l'énergie. Les objectifs sont définis progressivement pour aboutir à la capacité de produire des données qui serviront autant à des audits de pratique qu'à la recherche.

La FFMPS suggère aux équipes une progression dans la pluriprofessionnalité. Commencer par équiper les médecins qui travaillent chaque jour avec un dossier. Proposer ensuite aux autres professionnels motivés un simple accès en lecture seule aux dossiers électroniques des patients. Lorsque ces professionnels se seront appropriés l'outil ou verront un intérêt à écrire, leur mettre en accès écriture et saisie. Si l'éditeur est en capacité de proposer de plus un mode de facturation opérationnel pour ces autres professions, le glissement sur un seul outil sera alors possible.

La FFMPS suggère de se fixer des objectifs très progressifs en équipe. Par exemple:
- Indication des patients inscrits "MT" médecin traitant
- Enrichissement des antécédents de tous les patients
- Saisie de données codées (CISP ou CIM 10 ou IRC) dans les antécédents pour une ou deux pathologies comme DNID et HTA.
- Ecriture d'une notre de synthèse pour les dossiers des patients polypathologiques (cf. plus bas)
- Constitution d'un plan personnalisé de prévention
- Choix puis utilisation d'indicateurs pour production de données spécifiques
 

Chaque étape peut donner lieu à une production: liste des patients MT, liste des patients suivis en file active pour DNID ou HTA, notes de synthèse, relances pour actes de dépistages ou de prévention, puis données plus spécifiques.

Chaque équipe doit avancer à une vitesse qui lui est propre selon l'état de sa motivation et de ses capacités de temps.

Revue des actions passées et en cours de la FFMPS

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La FFMPS agit sur trois types d'obstacles face à la nécessité du développement des systèmes d'information en MSP et PSP.

  1. Des obstacles règlementaires
  2. Des obstacles techniques
  3. Des obstacles humains

1. Des obstacles règlementaires

Jusqu’en août 2011, il n’était pas possible pour une équipe de soins de premier recours de partager des données santé de la patientèle. Seules les données confiées à un professionnel de santé en établissement étaient réputées partagées par l’équipe de soins.

La FFMPS a agi afin d’obtenir une évolution législative. Cela a été obtenu par la loi du 10 août 2011, dite loi Fourcade. L’art. L 1110-4 du Code de santé publique comprend dorénavant les lignes suivantes.

« Les informations concernant une personne prise en charge par un professionnel de santé au sein d'une maison ou d'un centre de santé sont réputées confiées par la personne aux autres professionnels de santé de la structure qui la prennent en charge, sous réserve :

« 1° Du recueil de son consentement exprès, par tout moyen, y compris sous forme dématérialisée. Ce consentement est valable tant qu'il n'a pas été retiré selon les mêmes formes ;

« 2° De l'adhésion des professionnels concernés au projet de santé mentionné aux articles L. 6323-1 et L. 6323-3.

« La personne, dûment informée, peut refuser à tout moment que soient communiquées des informations la concernant à un ou plusieurs professionnels de santé. »

A la suite de plusieurs réunions avec le Ministère de la Santé et la CNIL, la notion de recueil du consentement exprès du patient est éclaircie. Les phases suivantes devront être respectées :

-      Information du patient avec remise d’un document explicatif sur les avantages d’un partage relativement à la qualité des soins par une meilleure coordination, voire information sur le risque de refuser cette coordination

-      Temps de réflexion du patient

-      Recueil de son consentement de la manière décidée par l’équipe, du plus léger (recueil oral simple) ou plus protecteur (signature d’un document scanné dans le dossier). Le patient peut refuser qu’un des professionnels ou plusieurs n’aient pas accès à ses données.

Un document d’information sur ce sujet a été travaillé conjointement avec les services du Ministère. Il a été diffusé sous forme d’un document synthétique ou d’un document plus fouillé pour les professionnels intéressés.

http://www.sante.gouv.fr/le-partage-de-l-information-entre-les-professionnels-de-sante-dans-les-centres-et-les-maisons-de-sante.html

A ce jour, une équipe de soins de premier recours réunie autour d’un projet de santé, peut demander aux patients le droit au partage de ses données par les professionnels de santé de l’équipe. 

Il reste encore un point à faire bouger dans la loi, car à ce jour, la réglementation sur les hébergements de données médicales (art L1111-8 du CSP) peut être interprétée comme n’autorisant que les établissements et les professionnels de santé en leur nom propre à héberger des données de leurs patients. Une modification législative est donc nécessaire pour permettre un hébergement de données collectives d’une équipe de soins ambulatoire de premier recours.

Une simplification est prévue dans le projet de loi de modernisation de notre système de santé en 2015 qui mettra les MSP au même niveau que les établissements. C’est-à-dire que les informations nécessaires à la qualité des soins délivrés au patient pourront être partagées par l’équipe de soins du moment que le patient sera inscrit chez un médecin de l’équipe.

2. Des obstacles techniques

Les obstacles réglementaires étant presque levés, les éditeurs peuvent se mettre au travail pour proposer des systèmes d’information aux équipes de soins de premier recours.

La FFMPS a travaillé avec l’ASIP santé (Agence des systèmes d’information partagé de santé) en 2009-2010 pour produire un cahier des charges du système d’information nécessaire en MSP, PSP ou centre de santé. Vous trouverez ce cahier des charges à :

 http://esante.gouv.fr/actualites/l-asip-sante-publie-l-etude-sur-les-systemes-d-information-des-maisons-poles-et-centres-d

Les éditeurs, pour la plupart, ont saisi les enjeux de ce changement dans les exercices professionnels. Quelques-uns présentent régulièrement l’état de l’avancement de leurs travaux aux Journées de la FFMPS.

Les points essentiels de cette évolution technique comportent :

-      Une externalisation de la base de données chez un hébergeur

-      Une utilisation pluriprofessionnelle pour une équipe

-      Un moteur de recherche capable de produire des données

-      Des droits administrateurs rendant possibles les accès selon consentement des patients (tous, ou exclusion d’une donnée ou d’un professionnel)

-      La capacité d’éditer simplement un document médical de synthèse

Nous sommes aidés dans cette démarche par l’ASIP santé :

-      Une  «labellisation» des logiciels est en place. Les éditeurs qui se sont déclarés conformes s’engagent à une visite de l’ASIP santé sur des sites en fonctionnement

-      Une nouvelle session de travaux en 2015 devrait aboutir à une amélioration du cahier des charges et une évolution du périmètre du label.

En juin 2015, 2 éditeurs ont une labélisation à 2* et 5 autres à 1*.

http://esante.gouv.fr/services/labellisation

3. Des obstacles humains

La plus grande difficulté vient de nos capacités à convaincre les professionnels de santé de la nécessité de disposer d’un système d’information pertinent et efficace. Les arguments ne manquent pas :

-      Suivre les soins des patients

-      Assurer une continuité des soins en équipe

-      Améliorer la qualité des soins en équipe par une meilleure coordination

-      Produire des données pour l’analyse des pratiques

-      Produire des données dans le cadre des futurs contrats locaux de santé ou contrats pluri annuels d’objectifs et de moyens avec les ARS

Mais le changement est difficile et la rémunération actuelle essentiellement à l’acte ne valorise pas le travail de production des données. Même si le règlement arbitral pour les NMR a adopté la labélisation instituée avec l’ASIP santé.

Les fédérations régionales jouent un rôle dans l’aide au développement des SI en équipe de soins primaires. Différentes méthodes sont utilisées.

-      Mise en réseau d’utilisateurs

-      Visite sur site avant le choix de l’éditeur

-      Mise à disposition d’ingénieur informatique pour aider à la constitution du cahier des charges (Femasac-Franche Comté)

-      Mise à disposition de médecin DIM ambulatoire (FemasRA-Rhône-Alpes)

La FFMPS fournit son soutien aux équipes désirant progresser. Elle milite pour la constitution de plateformes régionales d’appui au développement des systèmes d’information des équipes de soins primaires.

Ces plateformes régionales qui ont connu de bons résultats aux Etats-Unis, sont à notre avis, un des éléments du succès de la modernisation de notre système de santé en soins primaires.

http://www.healthit.gov/providers-professionals/how-attain-meaningful-use

Le volet médical de synthèse VMS

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(Ou document médical de synthèse DMS)

Le volet médical de synthèse VMS

Que ce soit le DMS développé par la FFMPS, ou le VMS développé par l’HAS, nous retrouvons le principe d’un document résumant les points principaux du dossier d’un patient. Ce document ou VMS va servir aux professionnels à assurer la continuité des soins pour ce patient. Il doit donc contenir les données essentielles à cette continuité, dont :

-      Coordonnées du patient

-      Coordonnées du médecin traitant

-      Antécédents personnels, allergies et intolérances médicamenteuses

-      Facteurs de risque (antécédents familiaux, tabac, alcool, facteurs de risque professionnel)

-      Note de synthèse : pathologies en cours et points de vigilance

-      Ordonnance chronique

Ces éléments sont retenus dans une sorte de « version zéro » du VMS que vous trouverez sur le site de l’ASIP santé http://esante.gouv.fr/actus/services/volet-de-synthese-medicale-un-document-de-reference-pour-les-editeursaprès des travaux de l’HAS.

Nous conseillons d’ajouter :

-      Plan de prévention personnalisé (dates des prochains examens de dépisage et de prévention)

-      Correspondants (famille, IDE, pharmacie, autres médecins, aide-ménagère, plateaux techniques)

Ces choix d'items sont issus d'un travail de coordination ville-hôpital, mais ils ne sont pas limités.

La note de synthèse

C'est un relevé des pathologies et autres problèmes en cours avec l'état à ce jour du suivi, accompagné de points de vigilance. L'objectif d'une note de synthèse est double :

-      permettre à tout professionnel de santé recevant un patient en votre absence, de s'approprier les données essentielles concernant ce patient pour pouvoir assumer la continuité des soins

-      permettre une édition aisée d'un document médical de synthèse qui peut accompagner votre patient en soins secondaires, en plateau technique ou lors de ses déplacements.

Exemples (issus de fiches distinctes)

-      DNID traité depuis 1997 par monothérapie, puis par bithérapie depuis 2010, équilibré. IMC à 34. Dernier FO en 09/2014. Dernier ECG en 08/2014. Dernier LDL à 1.08 g/l en 10/2014. Dernière HbA1C à 7.2% en 01/2015. 

-      Suivi gynécologique : sous EP. Dernier frottis en 02/2009. 

-      Dyslexie et dyspraxie en cours de suivi orthophoniste chez Mme GRAPHE. Demande MDPH faite pour accompagnement.

Le plan personnalisé de prévention (PPP)

Ce sont les dates des prochains examens de dépistage ou de suivi d'une pathologie. La constitution de cette fiche rend beaucoup de service puisqu'elle permet d'avoir rapidement en un coup d'œil les prochaines dates de réalisation.

Constitution de la note de synthèse

La constitution de notes de synthèse pour les dossiers qui le nécessitent (pathologies lourdes ou chroniques) représente un gros travail. A 200 dossiers lourds environ par médecin, et une constitution de 4 dossiers par semaine (2 h), cela dure une année pour cette phase de constitution.

C'est un travail médical qui ne saurait être délégué à un non médecin. C’est le médecin qui sait les items dont son confrère aura besoin en son absence. Ce travail peut cependant être délégué à un interne ou un externe.

Ce temps peut être rémunéré avec les dotations NMR, car il représente la base de la coordination des soins. Sans dossier de qualité, pas de coordination possible…   

Enrichissement

Une fois la note de synthèse et le PPP constitués, l'enrichissement régulier se fait rapidement en cours ou hors de consultation. Par le médecin qui consulte, voire par un secrétariat qui peut modifier simplement les chiffres des résultats ou les dates.

 

Exemple de VMS :

VOLET MEDICAL DE SYNTHESE

vendredi 11 juin 2015

 

AVERTISSEMENT
Ce document est strictement couvert par le secret professionnel et les textes en vigueur.

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Auteur : Dr G

Tél. :

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Concerne Etienne DUPONT

Né  le 10/02/1936

Adresse 0000  XXXX

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RESUME DE L'HISTOIRE PERSONNELLE

Médicaux :

TAP par FA - 15/11/1994

Bronchite chronique

Phlébite surale D - 30/03/1998

Choc électrique sur flutter - 16/04/1999

Pneumopathie du lobe supérieur G - 14/10/2003

Apnée du sommeil appareillée en 1999

Arythmie par flutter

DNID traité depuis 2001

Glaucome gauche

Chirurgicaux :

Lésion méniscale interne G - 11/01/1994

Pontage sur anévrysme poplité droit - 13/05/2008

Explorations :

Enregistrement polygraphique sous CPAP : index apnée-hypopnée à 3/h de sommeil, SaO²>90% - 04/2003

Enregistrement polygraphique sous CPAP : saturation stable à 94% sans désaturation - 03/2004

Echodoppler artériel des membres inférieurs : anévrysme de la poplitée droite thrombosée - 09/2008

Scanner des sinus de la face : sinusite polypoïde ethmoïdo-maxillaire - 01/2012

Epreuve d'effort + scintigraphie myocardique négative - 23/08/2012

EFR : CV 95%, VEMS 94% -19/03/2013

Familiaux :

Mère DCD cancer pancréas

Contexte :

Tabagisme à 26 paquets années sevré à 55 ans

Alcool occasionnel

PROBLEMES EN COURS ET TRAITEMENTS PRESCRITS

1 - Apnée du sommeil appareillée (CPAP 12 cm d'eau). EFR en 04/2005 : CV à 2.4 (77%), VEMS à 2.11 (95%), Tiffeneau à 101%. Gazométrie en 04/2005 : PaO2 74 mm Hg et PCO2 37.5 mm Hg, SaO2 95.5%. Dernier enregistrement polygraphique sous CPAP en 04/2014 correct

2 - Arythmie par flutter irrégulier. AVK mal supportés et prise aléatoire.

3 - DNID depuis 2001. IMC à 26. FO normal en 07/2014. ECG en 04/2015. HbA1c à 8.0 % en 03/2015. Microalbuminurie à 29 mg/l en 03/2015. LDL à 0.98 g/l en 03/2015. Bithérapie depuis 05/2010

4 - Ataxie modérée. Atteinte cérébelleuse très légère + trouble de la sensibilité profonde légère.

 

ORDONNANCE : 11/06/2015

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Prescriptions relatives au traitement de l'affection de longue durée reconnue.

(AFFECTION EXONERANTE)

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GLIBENCLAMIDE 5 mg Comprimé (DCI)
 1 comprimé avant les repas du matin, de midi et du soir

METFORMINE CHLORHYDRATE 500 mg Comprimé (DCI)
 1 comprimé matin, midi et soir

ACIDE ACÉTYLSALICYLIQUE 300 mg Poudre pour solution buvable (DCI) [p.e. KARDEGIC 300MG SACHET 30]
 1 sachet par jour à dissoudre dans un grand verre d'eau.

SIMVASTATINE 20 mg Comprimé (DCI)
 ½ comprimé le soir à avaler avec un peu de liquide. Maximum ½ comprimé par jour.

DIGOXINE 0,125 mg Comprimé (DCI) [p.e. HEMIGOXINE 0,125MG CPR 30]
 1 comprimé le matin

PLAN DE PREVENTION PERSONNALISE

- Prochain bilan biologique annuel en 03/2016

- Prochain ECG en 04/2016

- Prochain FO en 07/2015

- Prochain écho-doppler de contrôle membre inférieur droit en 07/2016

CORRESPONDANTS

- Pharmacie XX

- IDE XX

- Cardiologie, Dr XX à XX